To kommuners erfaring med DKS-portalen

Publisert 18.11.2020

I løpet av 2020 har en rekke kommuner begynt å ta i bruk portalen, og målet er at enda flere skal slutte seg til i 2021. DKS-ansatte i Drammen og Fredrikstad deler her sine erfaringer og beste tips.

DKS-portalen er et felles fagsystem for alle som jobber med administrasjon av Den kulturelle skolesekken, og som også synliggjør kunst- og kulturproduksjoner i DKS til alle skoler og elever.

Etter at portalen ble lansert i fjor, har man opplevd en stor økning i antall innmeldte DKS-forslag. En viktig faktor er at profesjonelle utøvere, produsenter og formidlere har én frist og ett system som gjelder for hele landet, og ikke flere ulike frister og skjemaer som tidligere. I så måte er det viktig at DKS-ansatte lærer systemet å kjenne, noe som ikke alltid er lett når det er mye nytt man må sette seg inn i.

Har det vært skepsis til å ta systemet i bruk? Var det enkelt å komme i gang? Hva fungerer godt og mindre godt? Og ikke minst: Hva er viktig å huske på når man skal sette seg inn i portalen?

Christin Hoff, kulturkonsulent i DKS-administrasjonen i Drammen kommune, og Gunn Norum, konsulent i Kulturetaten i Fredrikstad kommune, har begge delt sine erfaringer med portalen så langt.

Hvor lenge har dere benyttet DKS-portalen?

Christin Hoff (Drammen): Vi er tre ansatte som startet å bruke portalen i mars. Her legger vi ut alle de kommunale DKS-tilbudene, i tillegg til det vi får fra to museer som er våre leverandører. Vi finner også informasjon om tilbudene fra fylket. Samtidig bruker vi den til å legge ut informasjon om skolene, men på det punktet har vi dessverre ikke kommet så langt enda.

Gunn Norum (Fredrikstad): Vi er tre stykker med ulike arbeidsområder som har jobbet med portalen siden juni.

Var dere skeptiske til å ta portalen i bruk?

Christin Hoff (Drammen): Vi var ikke skeptiske, for vi hadde store forhåpninger til å samle tilbudene på ett sted – det gjør det MYE lettere for skolene! I Drammen har skolene tidligere fått informasjon om DKS fra tre steder, mens nå kan de forholde seg til kun ett sted. Skolene er ikke så opptatt av avsender, altså om tilbudene kommer fra kommunen, museet eller fylket, derfor er det fint at de ikke trenger å tenke på det når de leter etter informasjon om et tilbud.

Gunn Norum (Fredrikstad): Vi var litt skeptiske til å bruke portalen. Vi hadde et arbeidsmøte før sommeren, der vi gikk gjennom de forskjellige områdene i portalen. På forhånd hadde alle prøvd å sette seg inn i hvordan det fungerte ved å se på e-læringsprogrammet, men vi synes ikke det var lett å forstå likevel. Men dette er jo nytt for alle, så vi måtte jo prøve.

Var det enkelt å komme i gang med portalen?

Christin Hoff (Drammen): Nei, det var ikke enkelt å komme i gang. Det er alltid utfordringer med nye programmer og nettsteder, og det var null opplæring på grunn av koronaen. Heldigvis har vi en STRÅLENDE kontakt på fylket som hjalp oss via Teams og e-post. Vi syntes ikke portalen var særlig intuitiv, og den var ikke lik den forrige. Av den grunn måtte vi lete og gjette en del i starten. Dessuten var det brukt andre ord og begreper enn det som er vanlig i skoleverdenen, som førte til at det ble litt forvirring underveis.

I ettertid ble vi for øvrig gjort oppmerksomme på opplæringssidene, som hadde vært til god hjelp hvis vi visste om dette der og da. Vi skulle ha sjekket dette litt bedre opp.

Gunn Norum (Fredrikstad): Det var ikke lett å komme i gang, blant annet slet vi med å skjønne forskjellen på de ulike nivåene. I tillegg følte vi at ting vi la inn på ett nivå, ikke nødvendigvis fulgte med til neste. Etter hvert forsto vi likevel litt mer av systemet, slik at vi fikk det til. Vi skjønte at det er stor forskjell på brukere av systemet, og at det kun var en liten del av portalen vi skulle bruke.

Hva fungerer godt med portalen?

Christin Hoff (Drammen): «Utsiden», altså den som skolene ser, er veldig fin! I tillegg er det veldig bra at det kan sorteres både på kalender og produksjoner, samt at det er forholdsvis enkelt å gjøre endringer på produksjoner som ligger inne.

Gunn Norum (Fredrikstad): Det er veldig greit med fordeling av skolene på de enkelte aktivitetene. Det å «dra og slippe» gjør det veldig enkelt, og endringer er lett å foreta. Dersom vi lurer på noe underveis, har vi alltid fått god hjelp via DKS’ brukertelefon.

Kunne noe ved portalen vært løst bedre?

Christin Hoff (Drammen): Den er ikke så intuitivt bygget opp for oss på utsiden. Bruk av begreper henger ikke alltid sammen med det skolene bruker. Vi er opptatt av å forankre alt i læreplanen, så det burde vært en fane som het det. Det burde også vært en fane som het «tips til skolen» for eksempel, hvor man kunne legge inn tips til for- og etterarbeid, lenker til nettsider, litteraturtips osv. Vi ønsker at elevene skal sitte igjen med noe læring, samt at lærerne skal kunne pakke inn opplevelsene i temaer på skolen – derfor ønsker vi oss VELDIG de to ovennevnte fanene.

Videre mener vi at kommunene burde fått opplæring, men også hatt muligheter til å komme med innspill, forslag og spørsmål underveis. Dette er noe vi nå pøser på fylkeskontakten vår, som blir mellommann. Til sist er det vanskelig å finne bilder som passer, siden oppløsningen må være stor og det er begrenset med tilpasningsmuligheter.

Gunn Norum (Fredrikstad): Det er en portal med stort potensial, men den kunne kanskje vært delt opp i forskjellige bruksområder. Vi hadde blant annet vanskeligheter med å skjønne forskjellen på de ulike nivåene, som tidligere nevnt.

Tips til kommuner som ønsker å ta i bruk portalen?

Christin Hoff (Drammen): Bruk god tid! Sjekk ut opplæringssidene. Be om hjelp, enten fra fylket eller kommuner som er i gang. Bare å høre med oss hvis man ønsker noen råd! Sørg for å ha informasjon og bilder som skal legges ut klare og i riktig format. Resultatet blir flott for skolene, så det er verdt jobben. Likevel må man være forberedt på at det tar tid, og det blir nok litt frustrasjon underveis.

Gunn Norum (Fredrikstad): Et godt tips er å sette seg godt inn i brukerveiledningene, det gjør jobben enklere.

Kulturtanken om tilbakemeldingene

Prosjektleder for DKS-portalen i Kulturtanken, Karlina Fierro Nordgreen, har lovord å si om både Drammen og Fredrikstad.

– Vi som jobber i prosjektet med DKS-portalen i Kulturtanken er imponerte over disse kommunene som har vært raskt ute med å ta DKS-portalen i bruk! Vi er fortsatt i implementeringsfasen, og videreutvikling av portalen skjer kontinuerlig. Kulturtanken skal støtte fylkesleddet med gode opplegg for brukerveiledning og -opplæring for kommunene, og dette arbeidet fortsetter vi med fremover, sier Nordgreen.

Toppbilde: «Rhytm & Slide» på Marked for Musikk, 2020. (Foto: Erik Brandsborg/Kulturtanken)