DKS Norge Den kulturelle skolesekken Portal og fagsystem - Planlegger i et fylke eller direktekommune (Opplæring)

+ Forslag

Behandling av forslag

Forslaget kan åpnes og en kan se på detaljene. Informasjonen om forslaget er fordelt på flere faner. I fanen lengst til venstre finner en status på forslaget, og her kan man se hvor i prosessen forslaget er hos sin enhet. Her kan man endre status og legge inn en kommentar. Kommentarer kan kun sees av registrerte planleggere i DKS-enheten.

I forslagsoversikten bør filtrene brukes aktivt under behandlingen av forslag. Statusfeltet brukes for å avgjøre hvor i prosessen et forslag er. Statuser er satt opp på en slik måte at man kan behandle forslag i flere runder. Først gjennom en grovsortering der en raskt går gjennom for å identifisere de forslagene det ønskes å jobbe videre med, de som skal skal vurderes av fagråd, samt de som ikke er aktuelle. Til slutt settes en av to endelige statuser («Aktuell» eller «Ikke aktuell»).
Det er kun de endelige statusene som kan ses av forslagsstiller.

For å kunne vurdere et forslag før det er godkjent, og man har kommet til enighet om premissene med utøver, er det også mulig å opprette en produksjon fra forslaget uten at det har status «Aktuell». DKS-planlegger bør her lage seg en rutine for å sørge for at forslag som blir endelig akseptert, settes til «Aktuell».

Status for forslag

Fra forslagsoversikten kan filtrene brukes aktivt under behandlingen av forslag. Filteret for Status kan brukes for å avgjøre hvor i prosessen et forslag befinner seg.

Beskrivelse av statusene:

Status Mottatt;
DKS-enheten har mottatt forslaget, men ikke startet behandlingen.

Status Vurderes av råd;
Benyttes om forslaget skal sendes til ett eller flere fagråd for vurdering. (Mer om fagråd)

Status Ikke aktuell (grovsortering);
Mellomstatus. Kan brukes før endelig status settes og forslaget ikke er aktuelt å behandle videre.
Kommentar må legges inn. Kommentar kun synlig for andre planleggere i DKS-enheten.

Status Aktuell (grovsortering);
Mellomstatus. Kan brukes før endelig status settes og forslaget er aktuelt å behandle videre.
Kort kommentar må legges inn. Kommentar kun synlig for andre planlegger i DKS-enheten.

NY :
Status Ikke aktuell (til protokoll for godkjenning);
Betyr at forslaget ikke er aktuelt for programmet.
Endelig status MÅ settes slik at vedtaksbrev/avslagsbrev aktiveres og blir sendt til protokoll for signering.
Status og vedtaksbrev blir synlig for forslagstiller når protokoll er signert.
Kommentar må legges inn.

NY :
Status Aktuell (til protokoll for godkjenning);
Betyr at forslaget kan være aktuelt for programmet. DKS-enheten tar kontakt for eventuell avtale og endelig aksept.
Endelig status MÅ settes for signering /bekreftelse i protokoll.
Aktiverer ikke vedtaksbrev. Status blir synlig for forslagstiller når protokoll er signert.
Kommentar må legges inn.

Status Ikke aktuell;
Betyr at forslaget ikke er aktuelt for programmet.
Statusen settes automatisk når protokoll er signert.

Status Aktuell;
Betyr at forslaget er aktuelt for programmet. DKS-enheten tar kontakt for eventuell avtale og endelig aksept.
Statusen settes automatisk når protokoll er signert.

I forslagsflaten kan man enkelt endre status for flere forslag samtidig slik det vises i videoen under. Merk at bulkendringer ikke fungerer på forslag som har fått statusen «Aktuell». På disse forslagene må man gå inn på det enkelte forslaget og endre status. Dette for å sikre at forslagene ikke blir endret til en annen status ved en feil.

NB: Forslagstiller vil bare kunne følge med på den endelige statusen som blir satt av DKS-enheten som har mottatt forslaget. Les mer om forventet behandlingstid her: DKS for utøvere

Katalog

Velg forslag ved å krysse av i venstre kolonne, og man kan velge «Last ned katalog». Deretter velges hvilken type katalog en vil lage.

Portrett: Tilpasset for forslag og har med de fleste felter fra forslaget.
Landskap: Tilpasset for produksjoner og har utvalgte felter.
Hefte: Tilpasset for produksjoner og har utvalgte felter, samt er tilpasset for å kunne brettes som et hefte.

DKS-planlegger oppretter et nytt forslag

En DKS-planlegger kan opprette forslag på vegne av egen DKS-enhet. Det vil være mulig å endre rollen som forslagsstiller til en person utenfor enheten senere.

En produksjon er unik for en DKS-enhet og opprettes fra et forslag. Forslag opprettet i en DKS-enhet vil bli synlig for andre DKS-enheter.

NB: I noen tilfeller vil forslaget som skal danne utgangspunkt for en produksjon i din DKS-enhet også danne grunnlaget for produksjoner i en annen kommune eller fylkeskommune. Før du oppretter et nytt forslag bør du derfor sjekke om forslaget finnes i portalen fra før.

Velg: «Vis forslag fra alle enheter»

Eksisterer forslaget fra før vil det være mulig å opprette en produksjon i egen DKS-enhet direkte fra dette forslaget. Klikk deg inn i forslaget, velg fanen produksjon, velg ny produksjon.

Les mer om hvordan du oppretter en ny produksjon HER

Fagråd

Hver enhet kan opprette ett eller flere fagråd for vurdering av forslag. Et forslag skal kunne være til vurdering i flere fagråd. Et fagrådsmedlem kan være medlem i flere fagråd samtidig og legges inn hos den enkelte DKS-enhet. Fagrådsmedlemmene kan sortere forslagene på kunst- og kulturuttrykk og vil finne sine fagråd i utøverportalen.
Medlemmer i fagråd vil ikke ha tilgang til annen informasjon i DKS-portalen utover forslag lagt i det fagråd hen er medlem i.

Opprettelse av fagråd – Administratorportal

Ett eller flere fagråd kan opprettes

Velg fanen for «Fagråd» under din DKS-enhet.
Trykk på «legg til fagråd» knappen.
Legg inn navn på fagråd og velg lagre.

Annen funksjon under administrering av fagråd: Søk, deaktivere, vise deaktiverte, aktivere, mulighet for å endre, logg/historikk,

Legge til medlemmer i et fagråd – Administratorportal

Ett fagrådsmedlem kan legges til i flere fagråd

Velg fanen for «Fagråd» under din DKS-enhet
Trykk på aktuelt fagråd fra listen over fagråd
Trykk på «legg til medlem» knappen
Trykk på «legg til bruker» knappen. Hvis bruker ikke finnes fra før se Legg til bruker

Knytte forslag til fagråd – Administratorportal

Fra forslagsoversikten kan forslag knyttes til for vurdering i ett eller flere fagråd. Dette kan gjøres enkeltvis eller for flere forslag samtidig:

I forslagsoversikten velger du hvilke forslag som skal knyttes til fagrådet. Det er mulig å huke av for flere forslag samtidig og det er mulig å knytte forslag til flere fagråd samtidig.
Trykk på «Endre status» knappen
Velg «Vurderes av råd» i status menyen
I fagrådsmenyen huker du av for det eller de fagrådene du ønsker å legge forslag(ene) i.

Merk: Man kan ikke fjerne fagråd fra mange forslag samtidig. Fjerning av fagråd må gjøres på hvert enkelt forslag.

Inne på det enkelte forslaget kan det knyttes til for vurdering i ett eller flere fagråd:

Stå i fanen «Om forsalget».
Trykk på «Endre status» knappen.
Velg «Vurderes av råd» i status menyen.
I fagrådsmenyen huker du av for det eller de fagrådene du ønsker å legge forslag(ene) i.

Status på forslaget kan ses i forslagsoversikten:

1. Valgt status vil komme til syne i «Status» kolonnen.
2. Velg vis/skjul kolonner og huk av for at fagråd skal vises.
3. Kolonne for «Fagråd» vises i forslagsoversikten. Her vil du se hvilke fagråd forslag er knyttet til.

Status på forslag og fagråd det er knyttet til kan også ses inne på det enkelte forslaget:

Behandling av forslag som fagrådsmedlem – Utøverportalen

Fagrådsmedlemmer som er lagt til i ett fagråd får tilgang til forslag som skal behandles fra utøverportalen/ «Min side utøver»

Er du DKS-planlegger som er lagt til i et fagråd finner du utøverportalen her:

1. Klikk på ditt «profilbilde»
2. Velg «Åpne utøverportal»

Under hamburgermenyen øverst i venstre hjørne velger du «Forslag til vurdering». Her finner du forslagene du har mulighet til å vurdere i fagråd (ene) du er lagt til.

Velg forslaget som skal vurderes ved å klikke på ønsket forslag.
Trykk på knappen «Fagrådets vurdering» for å se detaljer om forslaget og for å gjøre dine private notater

Om forslaget

Her ser du alle detaljer om forslaget

Private notater

I dette feltet kan du som fagrådsmedlem legge inn dine private notater. Inntil 1500 tegn per notat. Det er mulig å legge inn flere notat per forslag. Det er kun du som kan se de private notatene.

Fagrådets vurdering

I dette feltet kan alle fagrådsmedlemmer legge inn en endelig vurdering. Fagrådets vurdering kan ses av og endres av alle medlemmer i fagrådet. I tillegg kan fagrådets vurdering ses på forslaget av alle planleggere i administratordelen hos den DKS-enheten som opprettet fagrådet.

Fane for «Fagrådets vurdering» – Administratordelen

I administratordelen kan alle planleggere i DKS-enheten som har lagt til fagrådet se vurderingen på forslaget under fanen «Fagrådets vurdering».

1. Velg fanen «Fagrådets vurdering» på forslaget.
2. Viser navn på fagrådet i enheten din som har vurdert forslaget.
3. Viser dato og klokkeslett for vurderingen.
4. Viser fagrådets vurdering.
Merk: Hvis flere fagråd har vurdert forslaget vil 1 – 4 vises for alle fagrådene

Endelig status for forslaget – Administratordelen

Endelig status settes av DKS-planlegger på forslaget i DKS-portalen.
Når endelig status er satt vil ikke lenger fagrådsmedlemmene se eller har tilgang til forslaget i fagrådet.